Datenschutzinformationen für Beschäftigte müssen bereits vor bzw. spätestens bei Erhebung der Daten vorliegen und diese über die Verarbeitung ausreichend informieren. Dies kann auch bereits durch ein separates Informationsblatt, welches dem Personalfragebogen oder dem Arbeitsvertrag beigefügt ist, umgesetzt sein. Denkbar ist auch ein Aushang des Informationsblatts oder eine Veröffentlichung der Information im Intranet, sofern vorhanden.
Geeignete Maßnahmen
Nach Art. 12 DSGVO hat der Verantwortliche geeignete Maßnahmen zu treffen, um betroffenen Personen alle Informationen entsprechend der Artikel 13 und 14 der DSGVO, welche sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln. Wichtig ist, dass Betroffenen die Möglichkeit haben, die Datenschutzhinweise zur Kenntnis zu nehmen und erkennen können, welche Datenschutzhinweise für sie gelten. Daher ist vorab zu prüfen, ob zum Beispiel jedem Mitarbeiter ein Computer zugänglich ist, mit welchem die Datenschutzhinweise im Intranet aufgerufen werden können oder ob es nicht zusätzlich notwendig ist, einen entsprechend Aushang bzw. eine Information anzubringen. Gerade im Falle von mehreren Betroffenengruppen und Verarbeitungstätigkeiten im Sinne der Transparenz bietet es sich an, vorab eine kurze Beschreibung der verschiedenen Betroffenengruppen oder ein Inhaltsverzeichnis einzubinden.
Aktualisierung und Transparenz
Kommt es bei den Verarbeitungen von Beschäftigte zu Änderungen oder der Einführung neuer Prozesse, dann ist die Erst-Information für neue Mitarbeiter entsprechend anzupassen und das Bestandspersonal entsprechend über die bestehenden Kanäle zu informieren. Datenschutzinformationen müssen aktuell sein und dienen dazu, Betroffene über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Es gibt jedoch meistens eine Vielzahl von Datenverarbeitungen, über welche Verantwortliche informieren müssen. Zudem gibt es unterschiedliche Betroffenengruppen, die es zu berücksichtigen gilt. Um die Datenschutzinformationen so transparent wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich daher, diese thematisch zu trennen bzw. je Zielpublikum unterschiedliche Datenschutzinformationen bereitzustellen.
Eine gute Unterstützung bei der Erfüllung der Informationspflichten für Beschäftigte ist der Ratgeber Beschäftigtendatenschutz (Stand April 2020), der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).
Beschäftigte nicht vergessen
Verantwortliche dürfen nicht vergessen, dass die Informationspflichten auch gegenüber den eigenen Beschäftigten gilt. Gerade hier bieten sich die im Unternehmen bereits vorhandenen Kanäle zur Informationsverteilung wie das Intranet oder per Mail an.
Also lassen Sie sich gut beraten.
