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Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen für Beschäftigte

Lese­dau­er 2 Minu­ten

Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen für Beschäf­tig­te müs­sen bereits vor bzw. spä­tes­tens bei Erhe­bung der Daten vor­lie­gen und die­se über die Ver­ar­bei­tung aus­rei­chend infor­mie­ren. Dies kann auch bereits durch ein sepa­ra­tes Infor­ma­ti­ons­blatt, wel­ches dem Per­so­nal­fra­ge­bo­gen oder dem Arbeits­ver­trag bei­gefügt ist, umge­setzt sein. Denk­bar ist auch ein Aus­hang des Infor­ma­ti­ons­blatts oder eine Ver­öf­fent­li­chung der Infor­ma­ti­on im Intra­net, sofern vorhanden.

Geeig­ne­te Maßnahmen

Nach Art. 12 DSGVO hat der Ver­ant­wort­li­che geeig­ne­te Maß­nah­men zu tref­fen, um betrof­fe­nen Per­so­nen alle Infor­ma­tio­nen ent­spre­chend der Arti­kel 13 und 14 der DSGVO, wel­che sich auf die Ver­ar­bei­tung bezie­hen, in prä­zi­ser, trans­pa­ren­ter, ver­ständ­li­cher und leicht zugäng­li­cher Form in einer kla­ren und ein­fa­chen Spra­che zu über­mit­teln. Wich­tig ist, dass Betrof­fe­nen die Mög­lich­keit haben, die Daten­schutz­hin­wei­se zur Kennt­nis zu neh­men und erken­nen kön­nen, wel­che Daten­schutz­hin­wei­se für sie gel­ten. Daher ist vor­ab zu prü­fen, ob zum Bei­spiel jedem Mit­ar­bei­ter ein Com­pu­ter zugäng­lich ist, mit wel­chem die Daten­schutz­hin­wei­se im Intra­net auf­ge­ru­fen wer­den kön­nen oder ob es nicht zusätz­lich not­wen­dig ist, einen ent­spre­chend Aus­hang bzw. eine Infor­ma­ti­on anzu­brin­gen. Gera­de im Fal­le von meh­re­ren Betrof­fe­nen­grup­pen und Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten im Sin­ne der Trans­pa­renz bie­tet es sich an, vor­ab eine kur­ze Beschrei­bung der ver­schie­de­nen Betrof­fe­nen­grup­pen oder ein Inhalts­ver­zeich­nis einzubinden.

Aktua­li­sie­rung und Transparenz

Kommt es bei den Ver­ar­bei­tun­gen von Beschäf­tig­te zu Ände­run­gen oder der Ein­füh­rung neu­er Pro­zes­se, dann ist die Erst-Infor­ma­ti­on für neue Mit­ar­bei­ter ent­spre­chend anzu­pas­sen und das Bestands­per­so­nal ent­spre­chend über die bestehen­den Kanä­le zu infor­mie­ren. Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen müs­sen aktu­ell sein und die­nen dazu, Betrof­fe­ne über die Ver­ar­bei­tung ihrer Daten zu infor­mie­ren. Es gibt jedoch meis­tens eine Viel­zahl von Daten­ver­ar­bei­tun­gen, über wel­che Ver­ant­wort­li­che infor­mie­ren müs­sen. Zudem gibt es unter­schied­li­che Betrof­fe­nen­grup­pen, die es zu berück­sich­ti­gen gilt. Um die Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen so trans­pa­rent wie mög­lich zu gestal­ten, emp­fiehlt es sich daher, die­se the­ma­tisch zu tren­nen bzw. je Ziel­pu­bli­kum unter­schied­li­che Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen bereitzustellen.

Eine gute Unter­stüt­zung bei der Erfül­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Beschäf­tig­te ist der Rat­ge­ber Beschäf­tig­ten­da­ten­schutz (Stand April 2020), der Lan­des­be­auf­trag­te für Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­frei­heit Baden-Würt­tem­berg (LfDI BW).

Beschäf­tig­te nicht vergessen

Ver­ant­wort­li­che dür­fen nicht ver­ges­sen, dass die Infor­ma­ti­ons­pflich­ten auch gegen­über den eige­nen Beschäf­tig­ten gilt. Gera­de hier bie­ten sich die im Unter­neh­men bereits vor­han­de­nen Kanä­le zur Infor­ma­ti­ons­ver­tei­lung wie das Intra­net oder per Mail an.

Also las­sen Sie sich gut beraten.

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