Mit dem Beginn eines Jahres — Akten vernichten und Papiere richtig entsorgen.
Ein wichtiger Bestandteil eines Löschkonzeptes ist die datenschutzkonforme Vernichtung und Entsorgung von personenbezogenen Daten.
Denn werden Adressen oder vertrauliche Informationen einfach in der Altpapiertonne entsorgt, kann dies für Unternehmen und Betroffene gleichermaßen Schaden bedeuten.
Welche Daten schutzwürdig sind, ergibt sich vor allem aus der DSGVO und mitgeltender Gesetzte wie den Sozialgesetzbüchern.
Enthalten Unterlagen personenbezogene Daten, stelle die herkömmliche Entsorgung über das Altpapier ein nicht zu kalkulierendes Risiko dar.
Unbefugte können so leicht in den Besitz von vertraulichen Informationen gelangen.
Das gilt sowohl unmittelbar als auch durch einen möglichen Imageschaden bei Meldungen wie “Patientenakten in der blauen Tonne gefunden”.
Wer muss so entsorgen?
Dies gilt für Unternehmen, wie aber auch für Banken, Versicherungen, Arztpraxen, Rechtsanwält:innen sowie Justiz und Polizei.
Je nach Geschäftszweig sind es sehr vertrauliche Kunden- und Patienteninformationen, Produktions- und Finanzdaten, Entwicklungsunterlagen, Geschäftsgeheimnisse.
Aber auch Vereine sammeln durch ihre Mitgliederverwaltung viele personenbezogene Daten, diese fallen ebenfalls unter die DSGVO.
Wie wird entsorgt?
Viele Unternehmen entsorgen direkt durch den Einsatz geeigneter Schredder oder in speziellen Tonnen, die sich von den Mitarbeiter:innen nicht öffnen lassen und dann von den Aktenvernichtern turnusgemäß oder bei Bedarf abgeholt wird.
Im vergangenen Jahr hat die Arbeit im Home-Office jedoch das Sammelvolumen etwas verändert, aber gerade hier ist der Datenschutz zu beachten.
Welche Lösungen gibt es für das mobile Arbeiten?
Gar kein Papier produzieren und nur elektronisch lesen und verarbeiten, ist eine Möglichkeit.
Eine andere Möglichkeit ist, die Unterlagen sicher zu sammeln und regelmäßig in der Firma zu entsorgen.
Sinnvoll ist außerdem, zuhause einen abschließbaren Aktenschrank zu haben und dort alles Dienstliche ‑auch den Müll- zu verwahren.
Die meisten Entsorger haben aber auch Aktensammelboxen für mobil Arbeitende im Angebot.
Kund:innen können die Boxen bestellen, befüllen und versiegeln, um diese dann über einen Kurierdienstleister abholen zu lassen.
Der Entsorger vernichtet sie dann ungeöffnet.
Üblicherweise ist der gesamte Transportweg nachverfolgbar, da die Fahrzeuge mit einem Satellitensystem ausgestattet sind.
Wie gehen Unternehmen damit um?
Da der Umgang mit Daten ohnehin gesetzlich geregelt ist, ist der Rahmen bereits gesteckt.
Doch Unternehme müssen verbindliche Vorgaben definiert haben, wie mit sensiblen Information umzugehen ist.
Dabei sind Mitarbeiter:innen regelmäßig und verpflichtend zu schulen.
Wie werden die Daten vernichtet?
Unterlagen schreddern heißt, diese durch rotierende Walzen mit Schneidzahnblöcken in unregelmäßige Fetzen zu zerreißen.
Genaueres gibt der Industriestandard DIN 66399 vor, abhängig von der Schutzklasse, in die die Akten gehören.
Zur Schutzklasse 1 zählen Adresslisten und Telefondaten. In Klasse 2 werden etwa Bilanzen und Jahresabschlüsse eingruppiert. Patienten- und Geheimhaltungsdaten fallen unter Schutzklasse 3.
Anschließend sind die Papierfetzen zu Ballen zu pressen und dem Recycling zuzuführen — letzteres gilt auch für elektronische Datenträger nach ihrer Vernichtung.
Was ist mit den privaten Daten, die jeder von uns zuhause hat?
Einbrecher und andere Kriminelle können erstaunlich viele Schlüsse aus dem Papiermüll der Menschen ziehen.
Ein großer Karton, in dem sich laut Aufschrift ein hochwertiger Fernseher befand? Weist darauf hin, dass es sich lohnen könnte, in das Haus oder die Wohnung einzusteigen.
Kataloge mit Adressaufkleber? Deuten darauf hin, dass der Adressat ein Kundenkonto bei dem Händler hat — das ist für Warenkreditbetrüger interessant, die im Namen und auf Kosten Fremder bestellen und die Lieferung an die eigene Adresse umleiten.
Kontoauszüge, Passwörter, Logins, Rechnungen und Dokumente wie Ausweise, Pässe und Urkunden sind ebenfalls sensibel.
Die Wahrscheinlichkeit, dass Kriminelle nur darauf lauern, dass jemand aus der Nachbarschaft abends die Papiertonne an den Straßenrand rollt, mag zwar gering sein.
Doch unmöglich ist es nicht.
Wahrscheinlicher ist sogar, dass das Altpapier durch einen kräftigen Windstoß in der Straße verteilt wird.
Auch da ist es unschön, wenn andere Menschen den Entwurf der Steuererklärung, den Bescheid vom Amt oder die Kreditkartenabrechnung sehen können.
Was kann man tun?
Aktenschredder als Aufsatz für den Papierkorb gibt es bereits ab zehn Euro.
Den Schredderabfall ohne Probleme dann über das Altpapier entsorgen.
Auch Zerschneiden oder mit Farbe unkenntlich machen, kann helfen.
Die professionellen Aktenvernichter bieten meist auch an, dass Ordner, Unterlagen oder elektronischen Datenträger direkt persönlich zu einem Standort gebracht und vernichtet werden.
Der Datenmüll ist dann fachgerecht vernichtet und entsorgt.
Wichtig ist vor allem, sensibel für die eigene Papierspur zu sein.
Also lassen Sie sich gut beraten.
