Dürfen Arbeitgeber:innen Zugriff auf betriebliche E‑Mail-Accounts nehmen? Es stellt sich die Frage, ob Arbeitgeber:innen diese E‑Mails lesen dürfen, denn immer noch nutzen einige Mitarbeiter:innen die betrieblichen E‑Mail-Accounts auch privat. Somit besteht die Gefahr, dass bei einem Zugriff private Nachrichten zu lesen sind. Das allgemeine Persönlichkeitsrecht gilt auch am Arbeitsplatz, daher ist vor der Einsichtnahme einiges zu beachten. Zwar stellt das Lesen von betriebliche E‑Mails kein Problem dar, denn hier wird das Persönlichkeitsrecht von Arbeitnehmer:innen nicht verletzt. Ist jedoch die private Nutzung Mailaccounts erlaubt, stellt das Mitlesen eine Verletzung des Persönlichkeitsrechtes dar.
Private Nutzung verboten
Es ist Erlaubt, was gut geregelt ist. Hier ist Entscheidend, ob die private Nutzung des betrieblichen E‑Mailsystems erlaubt ist. Ist diese nicht ausdrücklich gestattet, so gilt die private Nutzung als verboten. In diesem Fall dürfen die E‑Mails mitgelesen werden. Dennoch sind private Nachrichten weiterhin tabu. Diese sind, auch bei einem entsprechenden Verbot, als privat zu kennzeichnen. Durch diese Kennzeichnung wird das Risiko des Mitlesens durch den Arbeitgeber verringert. Wird das betriebliche E‑Mailsystem allerdings trotz Verbot exzessiv privat genutzt, kann es zu einer Abmahnung oder sogar zur Kündigung führen.
Private Nutzung erlaubt
Ist die private Nutzung erlaubt, sind E‑Mails grundsätzlich nicht zu lesen und ein Zugriff ist daher nicht möglich. Denn dann sind Arbeitgeber laut Gesetz mit Telekommunikationsdienstleistern gleichgestellt und unterliegen dem Fernmeldegeheimnis. Es dürfen keine private oder betriebliche Nachrichten gelesen werden. Es sei denn es besteht ein konkreter Verdacht der Vertragsverletzung. Dann dürfen die Nachrichten punktuell überprüft werden, ohne dass der Arbeitgeber mit dem Datenschutzgesetz in Konflikt kommt. Allerdings ist auch hier, sofern vorhanden, eine Beteiligung des Datenschutzbeauftragten und des Betriebsrates sinnvoll.
Private Nutzung wird geduldet
Ist die private Nutzung der E‑Mail-Konten geduldet, so ist das Mitlesen ebenfalls verboten. Diese Duldung kommt nicht selten vor, denn viele Arbeitgeber verbieten die private Nutzung zwar, kontrollieren dies aber über einen längeren Zeitraum nicht. In solchen Fällen gilt die private Nutzung als geduldet.
Berechtigtes Interesse
Arbeitgeber:innen haben sicherlich ein nachvollziehbares Interesse, dass Internes nicht nach außen dringt. Daher ist eine Kontrolle grundsätzlich möglich und auch wichtig um die ordnungsgemäße Unternehmensführung zu gewährleisten. Dabei müssen sich Arbeitgeber:innen aber an den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit halten. In Bereichen keine schwerwiegende Verfehlungen zu erwarten sind, gilt daher Zurückhaltung. Denn hier kann ein „berechtigtes Interessen des Arbeitgebers“ die Privatsphäre des Arbeitnehmers nicht überwiegen. Sind Arbeitnehmer längere Zeit Arbeitsunfähig aber es kommen weiterhin Anfragen über den betreffenden Account rein, dann ist vor dem Lesen die Erlaubnis des Arbeitnehmers einzuholen.
Ist dieses nicht möglich, weil die betreffende Person nicht in der Lage ist dieses zu tun (zum Beispiel durch ein Koma etc.), dann gilt bei einem Zugriff die Hinzuziehung des Datenschutzbeauftragten und des Betriebsrates sofern diese vorhanden sind. Auch ist nur für einen kurzen Zeitraum unter Anwesenheit der genannten Personen zugriff zu nehmen.
Es empfiehlt sich, dienstlichen E‑Mail-Konten nur dienstlich zu nutzen, denn dadurch besteht weder für Arbeitgeber:innen noch für Arbeitnehmer:innen die Gefahr des Mitlesens.
Also lassen Sie sich gut beraten.
