Auch als interne:r oder externe:r Datenschutzbeauftragte:r benötigen Sie Urlaub.
Doch die Abwesenheit von Datenschutzbeauftragten durch Urlaub birgt große Risiken.
Daher sollte eine geplante Abwesenheit schon im Vorfeld richtig vorbereitet sein, nur so lassen sich Datenschutzpannen vermeiden.
Datenschutzbeauftragte besetzen für Verantwortliche eine Schlüsselposition im Umgang mit personenbezogenen Daten in deren Verantwortungsbereich.
Dabei umfasst die Tätigkeit nicht nur die Implementierung eines Datenschutzmanagements, das die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO gewährleistet, sondern auch die permanente Kontrolle der eingeführten Datenschutzrichtlinien.
Folglich stellen Datenschutzbeauftragte nicht nur eine einzelne Maßnahme dar, sondern gleichen diese in einem fortwährenden Prozess ab, welcher eine konstante Aufmerksamkeit fordert.
Daher ist es umso wichtiger, eine Abwesenheit richtig vorzubereiten und dieses erfordert in jedem Fall eine frühe Vorbereitung.
Als Datenschutzbeauftragte sind Sie dafür verantwortlich, dass alle Mitarbeiter:innen auch während Ihrer Abwesenheit die Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung einhalten.
Dafür sind bereits vor Ihrem Urlaub geeignete Maßnahmen zu treffen, um die Unternehmen auf die Abwesenheit vorzubereiten und Datenschutzpannen zu vermeiden.
Es empfiehlt sich, möglichst früh mit den Vorbereitungen zu beginnen, um das Risiko offener Fragen, unwillkürlicher Missverständnisse und schwerwiegender Datenschutzverstöße zu minimieren.
Damit Sie alle notwendigen Maßnahmen, Regelungen sowie Abstimmungen mit der:m Verantwortlichen vor Ihrer Abwesenheit ohne Zeitnot erledigen können, empfiehlt es sich bereits ca. acht Wochen vor dem Urlaub mit der Vorbereitung zu beginnen.
So bereiten Sie Ihre Abwesenheit als Datenschutzbeauftragte:r richtig vor
Um sicherzustellen, dass alle im Umgang mit personenbezogenen Daten trotz Ihres Urlaubes datenschutzkonform arbeiten, finden Sie zunächst heraus, welche Probleme in Ihrer Abwesenheit auftreten könnten und in welchen Fällen dabei Ihre Unterstützung notwendig wäre.
Für einen Überblick über die erforderlichen Regelungen ist ein Brainstorming sehr hilfreich.
Dafür suchen Sie sich einen freien Termin, bringen sich ausreichend Zeit mit und achten darauf, nicht gestört zu werden.
Anschließend sind folgende Fragen zu klären:
- Projekte, die auch während der Abwesenheit weiterlaufen?
- Beginnen Projekte während der Abwesenheit?
- Enden Projekte in naher Zukunft?
- Benötigen Projekte und Pläne Unterstützung?
- Welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter:innen sind über die Abwesenheit zu informieren?
- Welche Aufgaben müssen noch vor der Abwesenheit erledigt werden?
- Welche Aufgaben können trotz der Abwesenheit nicht verschoben werden?
- Besteht die Möglichkeit einer Stellvertretung (Datenschutzkoordinator:in)?
- Welche Aufgaben könnte die Stellvertretung übernehmen?
- Welche Informationen und Hinweise muss die Stellvertretung erhalten?
Indem Sie sich selbst diese Fragen stellen, entsteht ein ersten Eindruck darüber, welche Maßnahmen und Abstimmungen vor dem Urlaub unbedingt in Angriff zu nehmen sind.
Wenn Sie diesen Überblick haben, entsteht eine konkrete Liste aller anstehenden Aufgaben und diese können gegebenenfalls bei Erledigung abhakt werden.
Besonders hilfreich ist es, die erforderlichen Maßnahmen nicht nur einzeln aufzulisten, sondern in einem Zeitplan zu verankern.
So schaffen Sie sich einerseits eine Orientierungshilfe, die Ihnen verdeutlicht, welche Aufgaben Sie bis wann erledigen müssen und andererseits stellen Sie sicher, dass Sie keine der anstehenden Aufgaben vergessen.
Ein gut aufgebauter Zeitplan sollte nicht nur Ihre anstehenden Aufgaben übersichtlich darstellen, sondern diese auch einer bestimmten Zeitspanne zuordnen.
So vermeiden sich Datenschutzverletzungen in Ihrer Abwesenheit und schaffen zudem weiterhin ein aktives Verständnis für den Datenschutz im Unternehmen.
Also lassen Sie sich gut beraten.
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