Ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein Instrument, um Arbeitnehmer:innen mit längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten eine möglichst frühzeitige Rückkehr in die jeweilige Organisation zu ermöglichen.
Daher profitieren hiervon sowohl Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen.
BEM sichert die Beschäftigungsfähigkeit
Ein erfolgreiches betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein Instrument, um Arbeitnehmer:innen mit längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten eine möglichst frühzeitige Rückkehr in die jeweilige Organisation zu ermöglichen und entlastet zudem die Sozialkassen (etwa durch die Vermeidung von Krankengeldzahlungen oder Erwerbsminderungsrenten) und kann einen Beitrag dazu leisten, die Beschäftigungsfähigkeit dauerhaft zu sichern.
Für Arbeitgeber rechnet es sich, weil es die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten fördert, Fehlzeiten verringert und damit Personalkosten senkt.
Daten besonders geschützt
Beim BEM werden zwangsläufig Gesundheitsdaten der Mitarbeitenden erhoben.
Diese sind besonders geschützt und eine Erhebung und Nutzung hat zur Folge, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen im BEM-Verfahren besonders hoch sind.
Doch für ein erfolgreiches BEM-Verfahren sind sensible und vom Gesetz besonders geschützte Gesundheitsdaten der betroffenen Beschäftigten zu verarbeiten.
Gesundheitsdaten sind erforderlich
Nur wenn bekannt ist, was Beschäftigten fehlt, kann es in der ergebnisoffenen Durchführung des BEM gelingen, die Ziele auch im Interesse betroffener Beschäftigter zu erreichen.
Datenschutzes von zentraler Bedeutung
Der Datenschutz ist das zentrale Thema zur Vertrauensbildung im BEM und ist bereits vor der eigentlichen Einleitung des BEM-Verfahrens zu klären.
Ein Datenschutzkonzept regelt hierbei die wesentlichen Eckpfeiler der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im BEM. Denn die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten muss sparsam erfolgen und ist nur zur Erfüllung der Ziele des BEM zulässig.
Stufenweise Freigabe
Die BEM-spezifischen Regelungen müssen mit den allgemeinen betrieblichen Regelungen zum Datenschutz übereinstimmen, denn alle im Rahmen des BEM erhobenen Daten müssen auf die Ziele des BEM abgestellt sein.
Zur Erfüllung dieses Zwecks sollte ein mehrstufiges Verfahren zur Freigabe von Daten gewählt werden. Diese stufenweise Verfahrensweise zur Freigabe von Daten stellt sicher, dass das BEM datenschutzkonform durchgeführt wird. Gleichzeitig entsteht dadurch Rechtssicherheit für die betroffenen Beschäftigten, dass die für die Zwecke des BEM erhobenen und gespeicherten Daten nicht für arbeitsvertragliche oder sonstige Zwecke verwendet werden und nicht zum Nachteil der Betroffenen führen können.
Trennung von der Personalakte
Die Nutzung von Daten, die im Rahmen des BEM erhoben werden, sind für weitere Belange des Arbeitsvertrags nicht zu nutzen.
Für die Fallarbeit ist zur Durchführung eine BEM-Akte anzulegen, die alle auf den Fall bezogenen Unterlagen enthält und die gleichzeitig räumlich und physisch getrennt von der Personalakte und zeitlich befristet zu führen ist.
Dies bedeutet, dass der Personalabteilung ohne Angabe von Gründen ausschließlich die folgenden Informationen schriftlich mitzuteilen sind:
- Einleitung
- Abschluss
- Nichtzustandekommen
- Abbruch oder Unterbrechung des BEM-Verfahrens.
Daher sind auch nur diese Informationen in der Personalakte zu speichern.
Einwilligung erforderlich
Die Datenerhebung und ‑verarbeitung für das BEM bedarf der Einwilligung der betroffenen Person. Dabei muss diese natürlich auch freiwillig und wirksam erteilt sein. Betroffene sind hierzu auf die Zustimmung zur Erhebung und Nutzung und dem Umfang der Einwilligung aufzuklären.
Auch der Zweck der Datenerhebung ist mitzuteilen, denn im Hinblick auf die Reichweite der Einwilligungserklärung ist der Zweckbindungsgrundsatz zu beachten. Daher ist eine Datenerhebung nur zulässig, wenn die Daten für einen festgelegten, eindeutigen und legitimen Zweck erhoben sind.
Für den Arbeitgeber empfiehlt es sich immer eine ausdrückliche schriftliche Einwilligungserklärung zur Datenerhebung im BEM einzuholen.
Verpflichtung auf Verschwiegenheit
Zudem sind alle am BEM-Verfahren beteiligten Personen auf eine absolute Verschwiegenheit über die Informationen, die sie über betroffene Personen erhalten, zu verpflichten.
Die Umsetzung einer Verschwiegenheitspflicht ist Voraussetzung für das Vertrauen von Betroffenen.
Also lassen Sie sich gut beraten.
