Workation ist eine Wortschöpfung aus den englischen Begriffen Work(=Arbeit) und Vacation(=Urlaub). Eigentlich sind diese Begriffspaare eher unvereinbar oder sogar ein Gegensatz. Workation zielt aber in gewisser Weise darauf ab, dass sich diese beiden Pole gegenseitig ergänzen.
Gründe für Workation
Die Gründe sind zum Beispiel, das sich trotz produktiver Arbeit durch das Urlaubsumfeld mit Freizeitaktivitäten und gastronomisches Angeboten sehr erfüllte Tage erleben lassen. Zudem hilft ein Ortswechsel aus bestehenden Routinen auszubrechen. So ermöglicht eine Workation abzuschalten von bestehenden Freizeit- und Haushaltsverpflichtungen. Auch entstehen durch den persönlichen Austausch zwischen Menschen neue Ideen und Netzwerke lassen sich auf- bzw.- ausbauen. In einem tollen Urlaubsumfeld Freizeit zu verbringen, fördert fokussiertes und produktives Arbeiten statt vertrödelter Zeit am Schreibtisch.
Wichtige Punkte
Folgenden Punkte sind während einer Workation für Angestellte und Unternehmen zu berücksichtigen:
Planung
Flüge, Unterkunft, Arbeitsplatz, Rückreise – die Planung ist Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Workation. Denn Arbeit im Ausland bedeutet nicht nur für die Angestellten vor Ort eine Veränderung. Auch die Mitarbeiter im Büro müssen sich darauf einstellen.
Equipment
Damit eine Workation überhaupt erst stattfinden kann, benötigen die Mitarbeiter die entsprechende Ausrüstung dafür. Tische und Stühle erhalten sie meist in ihrer Unterbringung oder in einem Café. Einen Laptop sowie ein Diensthandy oder Headset benötigen sie allerdings vom Arbeitgeber.
Internetverbindung
In einigen Ländern ist es möglich, dass die WLAN-Verbindung nicht so leistungsfähig ist wie am gewohnten Arbeitsplatz. Die Unternehmen und Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe dadurch nicht dauerhaft gestört werden. Auch ein guter Telefonempfang zählt dazu.
Kommunikation
Neben einer guten Internetverbindung als Teil der Kommunikation dürfen auch die Ziele der Workation nicht in den Hintergrund geraten. Was bezwecken Arbeitgeber mit der Möglichkeit und was erwarten sie von ihren Angestellten?
Unterkunft
Da die Zielorte häufig höhere Temperaturen aufweisen, sollten die Unterkünfte in Hinblick darauf gewählt werden. Klimaanlage, Pool oder Nähe zum Strand bieten den Angestellten eine Möglichkeit zur Akklimatisierung. Doch auch eine geringe Distanz zu Einkaufs- und Freizeitmöglichkeiten sind Voraussetzung für eine passende Unterbringung.
Zeitzonen
Um wichtige regelmäßige Meetings einzuhalten, empfehlen sich Zielländer, in denen sich die Zeitzone nicht zu sehr vom Heimatland der Angestellten unterscheidet. Nur das garantiert einen produktiven Austausch zwischen den Mitarbeitern vor Ort und denen im Ausland garantiert. International agierende Unternehmen haben hier weniger Probleme, da sie Verzögerungen in der Zusammenarbeit gewohnt sind.
Versicherung
Ein umfassender Versicherungsschutz ist eine wichtige Voraussetzung und nach einem Leitfaden der Europäischen Kommission gilt eine Workation im EU-Ausland mittlerweile als Entsendung.
Steuern
Steuerliche Themen spielen bei einer Workation abhängig von der Dauer und der Art der Arbeit eine Rolle. Unternehmen sollten es dabei vermeiden, dass die reguläre Arbeitszeit im Ausland über 183 Tage im Jahr dauert, sodass durch die 183-Tage-Regel eine Lohnsteuerpflicht im entsprechenden Land entsteht.
Visa
Zahlreiche Länder haben sich inzwischen auf die steigende Beliebtheit von Workations eingestellt und bieten daher entsprechende Visa an, die auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt sind und eine rechtliche Grundlage bieten.
Arbeitszeiten
Natürlich dient eine Workation dazu, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, im Urlaub zu sein. Jedoch dürfen Angestellte darüber nicht ihre Arbeit vernachlässigen. Im Vorfeld festgelegte bindende Arbeitszeiten sind sinnvoll, um den Fokus nicht zu verlieren. Doch auch Arbeitgeber dürfen nicht davon ausgehen, dass ihre Angestellten zu den üblichen Arbeitszeiten stets erreichbar sind.
Flexibilität
Damit alle Parteien mit einem guten Gefühl starten, lohnt es sich, einige Grundregeln im Vorfeld zu klären. Dazu gehören zum einen Arbeitszeiten aber auch fixe Deadlines und Meetings oder klare Ruhezeiten. Eine disziplinierte und pflichtbewusste Arbeit der Teilnehmer:innen hilft Unternehmen von der Möglichkeit zur Workation zu überzeugen.
Finanzierung
In der Regel übernehmen Arbeitgeber die Kosten der Unterkünfte. Doch gilt dies auch für die Flüge? Und wie sieht es mit der Verpflegung oder Aktivitäten vor Ort aus? Klare Vorgaben zu den Kosten schließen mögliche Missverständnisse aus.
Von einer gut organisierten Workation profitieren sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen. Dabei gibt es viele verschiedene Bereiche, auf die sich eine Workation positiv auswirkt. Die optimale Vorbereitung auf eine Workation sind Schulungen und Meetings, denn diese lohnen sich auch im Nachgang, um Erfahrungen auszutauschen und die nächste Workation eventuell besser auszugestalten.
Datenschutz sicherstellen
Beim Arbeiten in der Urlaubsdestination sind auch aus Sicht des Datenschutzes einige Vorkehrungen zu treffen. Auch hierbei sind die Hürden eher niedrig, wenn es sich um einen Aufenthalt in einem EU-Land handelt. Es ist lediglich zu gewährleisten, dass im Gastland ein vergleichbares Schutzniveau zu erwarten ist. Für Workation-Aufenthalte außerhalb der EU ist mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens zu klären, welche besonderen Schutzmaßnahmen zu treffen sind.
Also lassen Sie sich gut beraten.
