Seit 2010 ist eine Kopie vom Personalausweis nur in sehr engen Grenzen zulässig. Doch einige haben bei der Einhaltung so ihre Schwierigkeiten und so hat der Gesetzgeber 2017 den § 20 Personalausweisgesetz und § 18 Passgesetz (PassG) angepasst.
Seitdem ist das Ablichten von Personalausweisen und Reisepässen unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. So dürfen nur der Inhaber des Ausweises selbst oder anderen Personen mit Zustimmung des Ausweisinhabers das Ausweisdokument ablichten. Danach muss die Ablichtung aber auch eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein.
Unter ablichten versteht der Gesetzgeber das kopieren, fotografieren und einscannen. Das Ergebnis dieses Vorganges wird als „Ablichtung“ bezeichnet.
Vorschriften zur Verwendung von Ausweiskopien
Das Pass- und Personalausweisgesetz schreiben genau vor, dass nur die Person selber deine Ausweiskopie weitergeben darf. Selbst wenn einer anderen Person erlaubt wird, den Personalausweis zu kopieren, darf diese die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Auch nicht, durch Zustimmung.
Wird einem Bankberater erlaubt eine Kopie anzufertigen, darf er diese also nicht an Dritte weitergeben. Dabei zählen Dritte derselben Organisationen jedoch nicht dazu.
Der Bankberater, der das Konto eröffnet, darf die Ausweiskopie zum Beispiel an die Kreditsachbearbeitung weiterleiten, wenn auch die Aufnahme eines Darlehens geplant ist.
Einschränkungen durch die DSGVO
Daneben bestehen auch Einschränkungen durch die DSGVO zum Tragen. Denn da die DSGVO ein EU-Recht ist, steht sie über den Regelungen der deutschen Pass- und Personalausweisgesetze. Hierbei ist besonders wichtig, dass in diesem Zusammenhang die Pflicht zur Datenminimierung nach Artikel 5 (Abs. 1 lit. c) DSGVO besteht. Daher dürfen Ausweiskopien nur dann erstellt werden, wenn dieses wirklich notwendig ist.
Und auch dann dürfen nur die Daten erhoben werden, die für diesen bestimmten Zweck unbedingt erforderlich sind. Wenn also eine Kopie oder Scan von einem Personalausweis angefertigt wird, besteht das Recht alle nicht benötigten Informationen zu schwärzen. Es gibt nur sehr wenige Anlässe, bei denen tatsächlich eine vollständige und nicht geschwärzte Kopie des Personalausweises erforderlich ist. Dich dieses ist meist nur im Zusammenhang mit dem Geldwäschegesetz (GwG) der Fall. Das verpflichtet unter anderem Banken, Finanzdienstleister, Versicherungen und Steuerberater dazu, Personalausweisdaten für bestimmte Transaktionen vollständig zu erfassen.
Weniger ist mehr
In allen Fällen ist grundsätzlich zu prüfen, ob nicht die alleinige Vorlage des Ausweises ausreichend ist. Auch so kann ein Vertragspartner, wie der Vermieter oder der Mitarbeiter des Mobilfunkanbieters, eine Identitätsfeststellung vornehmen. Dann lässt sich schriftlich im Vertrag festhalten, dass die Identität durch Einsichtnahme in den Personalausweis bestätigt wurde.
Lässt es sich nicht vermeiden, dass der Ausweis kopieren wird, sind jedoch die folgende Informationen zu schwärzen, sofern diese nicht für den Zweck erforderlich sind:
- Adresse
- Augenfarbe
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Größe
- maschinenlesbarer Bereich und Sicherheitsfaden
- Nationalität
- Seriennummer
- Zugangsnummer
Dadurch lassen sich Missbrauch und Identitätsdiebstahl reduzieren oder sogar vermeiden, sollte die Ausweiskopie in falsche Hände geraten.
Dieses gilt aber zum Beispiel auch für ein (erweitertes) Führungszeugnis, welches als Nachweis für eine Einstellung in bestimmen Arbeitsbereichen vorzulegen ist. Einer Kopie bedarf es in den meisten Fällen auch hier nicht, da die Vorlage ausreicht.