Eine Orientierungshilfe für neue Datenschutzbeauftragte ist sehr hilfreich, denn der Datenschutz ist ein komplexes und vielschichtiges Thema, das viele Unternehmen immer noch vor Herausforderungen stellt. Es sind zwar bereits zahlreiche Beschäftigte mit der Aufgabe betraut, den Datenschutz in ihren Unternehmen zu übernehmen, doch auch sechs Jahre später stellt das Thema Datenschutz viele vor neue Herausforderungen. Insbesondere wenn sie die Position des Datenschutzbeauftragten neu übernehmen oder in einem neuen Unternehmen starten.
Überblick verschaffen
Zu Beginn ist es wichtig, sich einen Überblick über den aktuellen Stand des Datenschutzes im Unternehmen zu verschaffen. Wenn die Position des Datenschutzbeauftragten bereits besetzt war und die Vorgängerin oder der Vorgänger noch zur Verfügung steht, ist eine strukturierte Übergabe ideal. Andernfalls müssen neue Datenschutzbeauftragte sich selbstständig einarbeiten. Hierbei können vorhandene Jahresberichte und Dokumentationen hilfreich sein. Oft setzt sich das Datenschutz-Managementsystem aus einer Vielzahl von Word‑, Excel- und PowerPoint-Dateien zusammen, deren Sichtung viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Im besten Fall kommt bereits eine Datenschutz-Software für die Dokumentation zum Einsatz.
Einarbeitung und Begleitung des Tagesgeschäfts
Die Phase der Einarbeitung wird in der Regel von ersten Anfragen der Kolleginnen und Kollegen begleitet. Hier gilt es, ein gutes Zeitmanagement zu finden, da das Tagesgeschäft nicht warten kann, bis die Einarbeitung abgeschlossen ist. Ein grundlegendes Verständnis des Datenschutzes im Unternehmen ist jedoch die Basis für alle anstehenden Projekte und Aufgaben. Es ist ratsam, sich zunächst auf datenschutzrechtliche Prozesse zu konzentrieren, die die Realisierung der Projekte und die Lösung der Aufgaben begleiten können. Bestehende Prozesse oder Richtlinien zur Integration neuer Verarbeitungstätigkeiten sind eine gute Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Die Kommunikation mit anderen Abteilungen und Ansprechpartnern sollte zu Beginn einen hohen Stellenwert haben. Nur so erhält ein:e neue:r Datenschutzbeauftragte:r einen Eindruck davon, wie das Thema Datenschutz bisher gelebt ist. Etablierte Abläufe, wie Meetings oder Kommunikationswege, sollten eruiert und weitergeführt werden. Anpassungen sollten nur dann vorgenommen werden, wenn sie im Interesse der Belegschaft sind und Reibungseffekte in der Anfangszeit der Zusammenarbeit vermieden werden können.
Ergebnis der Einarbeitung
Das Ergebnis der Einarbeitung sollte klar und deutlich darstellen, wie der Stand des Datenschutzes im Unternehmen ist. Wichtige Fragen sind zum Beispiek, ob die datenschutzrechtliche Prozesse vorliegen und sind diese im Unternehmen integriert? Sind die Beschäftigten im Bereich des Datenschutzes geschult? Werden die Dokumentationspflichten erfüllt? Sind die Betroffenen über die Datenverarbeitungen informiert? Sind Löschfristen vorhanden und Daten danach gelöscht? Liegen die notwendigen Verträge mit Dienstleistern vor? Diese offenen Punkte sollten mit der Geschäftsführung besprochen und anschließend die Grundlage zur Vervollständigung des Datenschutz-Managementsystems bilden.
Prioritäten setzen
Mit dem ersten Überblick über das Datenschutz-Managementsystem können die nächsten Arbeitsschritte geplant werden. Offene Punkte sollten erfasst und dokumentiert werden. In Abstimmung mit den Verantwortlichen sollten Prioritäten festgelegt werden. Dabei kann es vorkommen, dass die Prioritäten des Datenschutzbeauftragten und der Geschäftsführung unterschiedlich sind. Die Geschäftsführung wird die Gewichtung von einzelnen Projekten oder Aufgaben unter Umständen anders bewerten, insbesondere wenn zukünftige Veränderungen im Unternehmen berücksichtigt werden müssen.
Kriterien zur Priorisierung
Um eine Priorisierung vorzunehmen, können folgende Fragestellungen herangezogen werden:
- Ist das aktive Geschäft des Unternehmens betroffen?
- Welche datenschutzrechtliche Relevanz hat der betroffene Bereich für das Unternehmen?
- Wie relevant ist das Vorhaben für die Außenwirkung des Unternehmens?
- In welchem zeitlichen Rahmen kann das Projekt umgesetzt werden?
- Welche und wie viele Ansprechpartner werden benötigt?
- Gibt es bereits Lösungen oder Prozesse, die implementiert werden können?
- Handelt es sich um eine Abhilfemaßnahme aus einer vorangegangenen Datenpanne?
- Gab es in der Vergangenheit oder aktuell Betroffenenanfragen?
- Gab es in der Vergangenheit oder aktuell Anfragen der Aufsichtsbehörden?
- Handelt es sich um eine Dokumentationspflicht oder die Anpassung von Datenverarbeitungsprozessen?
Fazit
Eine strukturierte Priorisierung von Projekten und Themen ermöglicht es einem Datenschutzbeauftragten, auch in einem neuen Unternehmen das Datenschutz-Managementsystem entsprechend zu betreuen, Prozesse zu integrieren und das Tagesgeschäft zu begleiten. Es ist wichtig, unter allen potenziellen datenschutzrechtlichen Risiken Prioritäten zu setzen und diese mit der Geschäftsführung abzustimmen. Nur so kann ein effektiver und rechtssicherer Datenschutz im Unternehmen gewährleistet werden.
Also lassen Sie sich gut beraten.
