Seit dem 1. Januar 2025 gelten verkürzte steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege: Statt zehn sind diese nun nur noch acht Jahre aufzubewahren. Unternehmen können somit Belege aus 2015 und 2016 löschen, sofern keine anderen gesetzlichen oder geschäftlichen Gründe dagegen sprechen.
Löschkonzept als essenzieller Bestandteil
Ein gut durchdachtes Löschkonzept hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Datenschutzrisiken zu minimieren. Es umfasst klare Regelungen zur Identifikation, Dokumentation und Umsetzung von Löschfristen sowie technische und organisatorische Maßnahmen zur sicheren Datenvernichtung. Ein strukturiertes Vorgehen vermeidet Unsicherheiten und erleichtert die Nachweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden.
Nicht alle Dokumente betroffen
Handels- und Geschäftsbriefe müssen weiterhin sechs Jahre archiviert werden, während Jahresabschlüsse oder Inventare der zehnjährigen Frist unterliegen. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Dokumente von der neuen Regelung betroffen sind.
Datenschutz und Löschroutinen im Fokus
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Mit der Verkürzung der steuerrechtlichen Fristen sollten Unternehmen ihre Löschroutinen anpassen und die Datenbestände jährlich prüfen.
Aufsichtsbehörden verstärkt kontrollieren
Die Datenschutzkonferenz (DSK) kündigte an, 2025 ein besonderes Augenmerk auf die Umsetzung von Löschkonzepten zu legen. Unternehmen sollten ihre Prozesse dokumentieren und sicherstellen, dass sie gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Automatisierte Systeme zur Löschung erleichtern die Einhaltung der Vorschriften und reduzieren den Aufwand bei Prüfungen.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Ein zentraler Bestandteil dieser Nachweispflicht ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Es sollte eng mit dem Löschkonzept verknüpft sein, um nachvollziehbar darzustellen, welche Daten zu welchem Zeitpunkt gelöscht werden müssen. Dies erleichtert nicht nur die interne Organisation, sondern stärkt auch die Compliance im Unternehmen.
Fazit
Die neue Regelung bietet Unternehmen die Gelegenheit, ihre Datenverwaltung zu optimieren und rechtliche Risiken zu minimieren. Wer frühzeitig handelt, schafft nicht nur Ordnung, sondern auch Vertrauen bei Kunden und Partnern.
Also lassen Sie sich gut beraten.
