Die Trennung zwischen beruflicher und privater Kommunikation ist nicht nur eine Frage der Ordnung – sie ist ein zentraler Aspekt des Datenschutzes. Denn dienstliche E‑Mails im Privaten Postfach sind keine gute Idee.
Das OLG
In einem aktuellen Urteil hat das Oberlandesgericht (OLG) München deutlich gemacht, welche schwerwiegenden Konsequenzen die Missachtung dieser Grundregel haben kann. Ein Vorstandsmitglied wurde fristlos gekündigt, weil es dienstliche E‑Mails an seinen privaten E‑Mail-Account weitergeleitet hatte – zu Recht, wie das Gericht feststellte.
Der Fall
Über einen längeren Zeitraum leitete das Vorstandsmitglied einer Aktiengesellschaft betriebsinterne und zum Teil hochsensible Informationen an seine private E‑Mail-Adresse weiter. Dabei ging es unter anderem um Gehaltsdaten, Provisionsabrechnungen und Informationen zu unternehmensinternen Vorgängen – also um personenbezogene und vertrauliche Inhalte. Besonders kritisch: Die private E‑Mail-Adresse wurde als CC-Empfängerin sichtbar in den Mailverkehr eingebunden.
Der Aufsichtsrat reagierte und sprach die fristlose Kündigung aus. Das OLG München bestätigte in seinem Urteil vom 31. Juli 2024 (Az.: 7 U 351/23), dass diese Kündigung gerechtfertigt war.
Datenschutzverstöße als Kündigungsgrund
Kern des Urteils war die Feststellung, dass die Weiterleitung dienstlicher E‑Mails an ein privates Postfach einen klaren Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darstellt. Solche Datenübermittlungen fallen unter den Begriff der „Verarbeitung personenbezogener Daten“ (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und bedürfen einer klaren rechtlichen Grundlage.
Im vorliegenden Fall lag weder eine Einwilligung der betroffenen Personen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) noch ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) vor. Das Gericht sah in dem Verhalten einen wichtigen Grund zur fristlosen Kündigung gemäß § 626 Abs. 1 BGB.
Kein Selbstbedienungsrecht bei Unternehmensdaten
Der Kläger argumentierte, er habe die Unterlagen lediglich für den Fall möglicher rechtlicher Auseinandersetzungen sichern wollen. Doch auch hier war das Gericht eindeutig: Als aktives Vorstandsmitglied hatte er uneingeschränkten Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Und selbst nach seiner Abberufung hätte er – falls nötig – ein gesetzlich verankertes Einsichtsrecht gemäß § 810 BGB gehabt.
Wichtig:
Unternehmen sind zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Ein Verlust wichtiger Daten ist also kein realistisches Szenario – ein Vorwand, der datenschutzrechtlich nicht trägt.
Datenschutz beginnt mit Verantwortung
Dieser Fall zeigt eindrücklich: Datenschutz ist Chefsache – im wahrsten Sinne des Wortes. Führungskräfte tragen eine besondere Verantwortung im Umgang mit personenbezogenen Daten. Eine scheinbar „praktische“ Lösung wie die Weiterleitung von E‑Mails an ein privates Postfach kann gravierende Folgen haben – für die betroffene Person, aber auch für das gesamte Unternehmen.
Unsere Empfehlung:
Unternehmen sollten klare Regelungen zur E‑Mail-Nutzung und zur Verarbeitung personenbezogener Daten treffen und diese auch konsequent kommunizieren. Mitarbeitende – besonders in sensiblen Positionen – müssen regelmäßig geschult und für die Risiken sensibilisiert werden.
Fazit:
Die Weiterleitung dienstlicher E‑Mails an private Accounts ist nicht nur unerlaubt, sondern ein Datenschutzverstoß mit potenziell weitreichenden Konsequenzen. Verantwortungsvolles Datenhandling ist keine Option, sondern eine Pflicht – für alle im Unternehmen.
Also lassen Sie sich gut beraten.
