Die Bezeichnung Datenschutzkoordinator:in kommt so in der DSGVO nicht vor.
Datenschutzbeauftragte hingegen sind mit ihren Aufgaben (Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzanforderungen überwachen und den Verantwortlichen bzw. Auftragsverarbeiter zu beraten) in der DSGVO und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) detailliert beschrieben.
Doch ein:e Datenschutzkoordinator:in hat ab einer bestimmten Unternehmensgröße erhebliche Bedeutung für eine erfolgreiche Datenschutzumsetzung.
Je nach Arbeitsorganisation übernimmt diese:r zahlreiche Aufgaben zur Entlastung und Unterstützung der Datenschutzbeauftragten im Unternehmen und sozialen Einrichtungen.
Der Datenschutzkoordinator:in hilft bei der Datenschutzumsetzung
Je mehr Datenverarbeitungsabläufe in einem Unternehmen erfolgen bzw. je mehr Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen oder einer Organisation arbeiten, desto mehr Aufgaben fallen im Datenschutz an.
Die möglichen Fragestellungen können dabei von detaillierten und komplexen, wie z.B. Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) hin zu eher einfachen Rückfragen zur Verpflichtung auf Vertraulichkeit reichen.
Um die üblicherweise knappen Beratungsressourcen möglichst optimal einzusetzen, bietet es sich an, die Aufgaben auf unterschiedliche Personen aufzuteilen.
Dabei bewährt sich ab einer gewissen Unternehmensgröße die Etablierung von Datenschutzkoordinator:innen.
Mögliche Aufgaben der Datenschutzkoordinator:innen
Für die Arbeitsteilung bzw. Organisation der Datenschutzaufgaben gibt es keine strikten Vorgaben.
Die Gestaltung ist daher frei wählbar.
Gerade im Zusammenspiel mit einer externen Datenschutzbeauftragten kann ein:e Datenschutzkoordinator:in die folgenden Aufgaben übernehmen:
- Interne Anlaufstelle für alle Datenschutzfragen von Beschäftigten
- Fragen filtern und kategorisieren, einfache Fragen kann der Datenschutzkoordinator direkt beantworten, schwierigere Fragen sammelt er für die Datenschutzbeauftragte
- Austausch mit der Datenschutzbeauftragten und Einholen von Zusatzinformationen, die zur Klärung der Sachverhalte erforderlich sind
- Antworten an die anfragenden Beschäftigten zuschicken
- Termin- und Ansprechpartnerkoordination für interne Aufgaben
- Ausrollen von Datenschutzrichtlinien in der Organisation
- Standard Datenschutzdokumente an Anfragende bereitstellen
Eine Arbeitsteilung zwischen dem Datenschutzbeauftragten und dem Datenschutzkoordinator ermöglicht es, die knappen Ressourcen im Datenschutzmanagement zielgerichtet einzusetzen.
Der oder die Datenschutzkoordinator:in kann den Datenschutzbeauftragten durch die Übernahme leichterer Routineaufgaben entlasten.
Letztere kann sich stattdessen auf ihre originären Aufgaben konzentrieren und sich mit komplexeren Fragestellungen beschäftigen.
Dadurch verbessert sich in der Regel die Datenschutzorganisation und die Beschäftigten erhalten schneller Antworten auf ihre Fragen.
Also lassen Sie sich gut beraten.