Eine Clean Desk Policy (CDP) ist eine Unternehmensrichtlinie, die genau festlegt, wie Mitarbeiter:innen den Arbeitsplatz zurücklassen, wenn diese das Büro verlassen.
Die Clean Desk Policy
Sie beinhaltet das tägliche Entfernen aller sensiblen Geschäftsinformationen vom Schreibtisch. Dazu gehören USB-Sticks, Notebooks, Visitenkarten und gedruckte Dokumente. Denn es ist sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß abgelegt oder entsprechend entsorgt werden. Dieses ist das eigentliche Ziel der Richtlinie.
Aber auch das Sperren oder Abmelden von EDV-Systemen beim verlassen des Arbeitsplatzes ist sehr wichtig.
Zweck der Clean Desk Policy
Der Zweck liegt sowohl bei der Sicherheit als auch bei der Verbesserung der Effizienz der täglichen Arbeit. Für die meisten klingt hierbei eine Clean Desk Policy wie der Ruf zum Aufräumen. Dabei ist sie der Teil einer guten allgemeinen Büroreinheit welche ein praktisches Arbeitsumfeld fördert. Denn sie bewahrt die Sicherheit des Büros vor Außenstehenden oder sogar internen Personen!
Aber noch besorgniserregender ist der Abgriff auf die Sicherheit des Unternehmens durch böswillige Akteure. Im schlimmsten Fall kann das Herumliegen wichtiger Dokumente gegen den Datenschutz verstoßen.
Denn die DSGVO wurde flexibel geschrieben und gilt nicht nur für digitale Daten, sondern auch für physische Daten. Ein online gehacktes Dokument ist also genauso wichtig wie ein Stück Papier, das aus einem Büro geklaut wird.
Ein nicht nur ärgerliches Problem, wenn der unordentliche Schreibtisch auch noch zu einem Bußgeld führt.
Checkliste für eine Clean Desk Policy
Eine einfache Checkliste ist für alle Mitarbeiter:innen am hilf reichsten. Damit wissen alle, was sie zurücklassen können und was nicht.
Denn wenn sich die Mitarbeiter:innen nicht sicher sind, was sie zurücklassen können und was nicht, dann kann dies zu Verwirrung führen, die zu Zeitverschwendung führen kann. Zudem stellt die Checkliste durch abhaken sicher, dass am Ende jedes Tages die Richtlinie eingehalten wird.
Hier ein paar einfache Änderungen, die Sie an Ihrem Büro vornehmen können, um eine Clean Desk Policy zu implementieren:
Abschließbarer Speicher
Abschließbare Rollcontainer bzw. Schreibtische sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Clean Desk Policy. Denn wenn Mitarbeiter den Inhalt ihres Schreibtisches mit sich herumtragen, wird der gesamte Zweck zunichte gemacht. Es muss ein sicherer Platz zur Ablage der Sachen vorhanden sein.
Förderung elektronischer Dokumente
Der beste Weg, um zu vermeiden, dass Papierdokumente mit wichtigen Informationen herumliegen, besteht darin, einfach Notizen auf dem Computer zu machen. So schützen Sie das Unternehmen und schonen Sie die Umwelt. Ein Vorschlag besteht darin, in Ihrer E‑Mail-Fußzeile eine Notiz (Think befor you print) hinzuzufügen, die die Mitarbeiter:innen daran erinnert, E‑Mails nicht gedankenlos auszudrucken.
Freundlicher Hinweis per E‑Mail
Am Anfang kann ein freundlicher Hinweis bzw. Anstupser gegenüber den Mitarbeitern am Ende eines jeden Arbeitstages dazu beitragen, dieses Verhalten zu fördern. Nach einer Weile wird es zur Gewohnheit, sicherzustellen, dass die Richtlinie befolgt wird.
Geschäftsleitung macht es vor
Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung und alle leitenden Angestellten die Richtlinie unterstützt und diese konsequent umsetzen. Nur dann kann eine Clean Desk Policy erfolgreich eingeführt bzw. umgesetzt werden.
Vor- und Nachteile der Clean Desk Policy
Vorteile
- Sichert personenbezogene und wertvolle Daten vor Unbefugten
- Vermeidung unbeabsichtigter Datenschutzverstöße und eventueller Bußgelder
- Steigerung der Umweltfreundlichkeit
- Minimierung von Sicherheitsverletzung
- Professioneller Eindruck der Büros bei Kunden und Geschäftspartnern
- Spiegelbild der guten Organisation des Unternehmens
Nachteile
- Zusätzlicher Zeitaufwand für die Mitarbeiter:innen
- Muss konsequent durch die Geschäftsleitung vorgelebt und überprüft werden
- Erscheint Mitarbeiter:innen meist übertrieben
- Mitarbeiter:innen fühlen sich in ihrer Freiheit eingeschränkt
- Gefühl einer zusätzlichen Kontrolle
Eine effektive Clean Desk Policy
Es soll ein Gleichgewicht zwischen der Möglichkeit der Personalisierung und der Aufrechterhaltung eines aufgeräumten Arbeitsplatzes bestehen.
Der Schlüssel zu einer effektiven Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass Sie eine klare Richtlinie erstellt haben, die allen bekannt ist.
Die Automatisierung und Nachverfolgung der Policy sollte sicherstellen, dass die Richtlinie unternehmensweit implementiert wird.
Also lassen Sie sich gut beraten.
