Clean Desk Policy

Eine Clean Desk Poli­cy (CDP) ist eine Unter­neh­mens­richt­li­nie, die genau fest­legt, wie Mitarbeiter:innen den Arbeits­platz zurück­las­sen, wenn die­se das Büro verlassen.

Die Clean Desk Policy

Sie beinhal­tet das täg­li­che Ent­fer­nen aller sen­si­blen Geschäfts­in­for­ma­tio­nen vom Schreib­tisch. Dazu gehö­ren USB-Sticks, Note­books, Visi­ten­kar­ten und gedruck­te Doku­men­te. Denn es ist sicher­zu­stel­len, dass die­se ord­nungs­ge­mäß abge­legt oder ent­spre­chend ent­sorgt wer­den. Die­ses ist das eigent­li­che Ziel der Richtlinie.

Aber auch das Sper­ren oder Abmel­den von EDV-Sys­te­men beim ver­las­sen des Arbeits­plat­zes ist sehr wichtig.

Zweck der Clean Desk Policy

Der Zweck liegt sowohl bei der Sicher­heit als auch bei der Ver­bes­se­rung der Effi­zi­enz der täg­li­chen Arbeit. Für die meis­ten klingt hier­bei eine Clean Desk Poli­cy wie der Ruf zum Auf­räu­men. Dabei ist sie der Teil einer guten all­ge­mei­nen Büro­rein­heit wel­che ein prak­ti­sches Arbeits­um­feld för­dert. Denn sie bewahrt die Sicher­heit des Büros vor Außen­ste­hen­den oder sogar inter­nen Personen!

Aber noch besorg­nis­er­re­gen­der ist der Abgriff auf die Sicher­heit des Unter­neh­mens durch bös­wil­li­ge Akteu­re. Im schlimms­ten Fall kann das Her­um­lie­gen wich­ti­ger Doku­men­te gegen den Daten­schutz verstoßen.

Denn die DSGVO wur­de fle­xi­bel geschrie­ben und gilt nicht nur für digi­ta­le Daten, son­dern auch für phy­si­sche Daten. Ein online gehack­tes Doku­ment ist also genau­so wich­tig wie ein Stück Papier, das aus einem Büro geklaut wird.

Ein nicht nur ärger­li­ches Pro­blem, wenn der unor­dent­li­che Schreib­tisch auch noch zu einem Buß­geld führt.

Check­lis­te für eine Clean Desk Policy

Eine ein­fa­che Check­lis­te ist für alle Mitarbeiter:innen am hilf reichs­ten. Damit wis­sen alle, was sie zurück­las­sen kön­nen und was nicht.

Denn wenn sich die Mitarbeiter:innen nicht sicher sind, was sie zurück­las­sen kön­nen und was nicht, dann kann dies zu Ver­wir­rung füh­ren, die zu Zeit­ver­schwen­dung füh­ren kann. Zudem stellt die Check­lis­te durch abha­ken sicher, dass am Ende jedes Tages die Richt­li­nie ein­ge­hal­ten wird.

Hier ein paar ein­fa­che Ände­run­gen, die Sie an Ihrem Büro vor­neh­men kön­nen, um eine Clean Desk Poli­cy zu implementieren:

Abschließ­ba­rer Speicher

Abschließ­ba­re Roll­con­tai­ner bzw. Schreib­ti­sche sind ein wesent­li­cher Bestand­teil jeder Clean Desk Poli­cy. Denn wenn Mit­ar­bei­ter den Inhalt ihres Schreib­ti­sches mit sich her­um­tra­gen, wird der gesam­te Zweck zunich­te gemacht. Es muss ein siche­rer Platz zur Abla­ge der Sachen vor­han­den sein.

För­de­rung elek­tro­ni­scher Dokumente

Der bes­te Weg, um zu ver­mei­den, dass Papier­do­ku­men­te mit wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen her­um­lie­gen, besteht dar­in, ein­fach Noti­zen auf dem Com­pu­ter zu machen. So schüt­zen Sie das Unter­neh­men und scho­nen Sie die Umwelt. Ein Vor­schlag besteht dar­in, in Ihrer E‑Mail-Fuß­zei­le eine Notiz (Think befor you print) hin­zu­zu­fü­gen, die die Mitarbeiter:innen dar­an erin­nert, E‑Mails nicht gedan­ken­los auszudrucken.

Freund­li­cher Hin­weis per E‑Mail

Am Anfang kann ein freund­li­cher Hin­weis bzw. Anstup­ser gegen­über den Mit­ar­bei­tern am Ende eines jeden Arbeits­ta­ges dazu bei­tra­gen, die­ses Ver­hal­ten zu för­dern. Nach einer Wei­le wird es zur Gewohn­heit, sicher­zu­stel­len, dass die Richt­li­nie befolgt wird.

Geschäfts­lei­tung macht es vor

Stel­len Sie sicher, dass die Geschäfts­lei­tung und alle lei­ten­den Ange­stell­ten die Richt­li­nie unter­stützt und die­se kon­se­quent umset­zen. Nur dann kann eine Clean Desk Poli­cy erfolg­reich ein­ge­führt bzw. umge­setzt werden.

Vor- und Nach­tei­le der Clean Desk Policy

Vor­tei­le

  • Sichert per­so­nen­be­zo­ge­ne und wert­vol­le Daten vor Unbefugten
  • Ver­mei­dung unbe­ab­sich­tig­ter Daten­schutz­ver­stö­ße und even­tu­el­ler Bußgelder
  • Stei­ge­rung der Umweltfreundlichkeit
  • Mini­mie­rung von Sicherheitsverletzung
  • Pro­fes­sio­nel­ler Ein­druck der Büros bei Kun­den und Geschäftspartnern
  • Spie­gel­bild der guten Orga­ni­sa­ti­on des Unternehmens

Nach­tei­le

  • Zusätz­li­cher Zeit­auf­wand für die Mitarbeiter:innen
  • Muss kon­se­quent durch die Geschäfts­lei­tung vor­ge­lebt und über­prüft werden
  • Erscheint Mitarbeiter:innen meist übertrieben
  • Mitarbeiter:innen füh­len sich in ihrer Frei­heit eingeschränkt
  • Gefühl einer zusätz­li­chen Kontrolle

Eine effek­ti­ve Clean Desk Policy

Es soll ein Gleich­ge­wicht zwi­schen der Mög­lich­keit der Per­so­na­li­sie­rung und der Auf­recht­erhal­tung eines auf­ge­räum­ten Arbeits­plat­zes bestehen.

Der Schlüs­sel zu einer effek­ti­ven Richt­li­nie besteht dar­in, sicher­zu­stel­len, dass Sie eine kla­re Richt­li­nie erstellt haben, die allen bekannt ist.

Die Auto­ma­ti­sie­rung und Nach­ver­fol­gung der Poli­cy soll­te sicher­stel­len, dass die Richt­li­nie unter­neh­mens­weit imple­men­tiert wird.

Also las­sen Sie sich gut beraten.

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